Update compliance reviews bpostgroup

bpostgroup heeft de drie lopende compliance reviews afgerond (nummerplaten, 679-rekeningen en boetes). De finale rapporten zijn overgemaakt aan de externe raadgevers van de betrokken overheidsdiensten. Uit de rapporten blijken een aantal wanpraktijken en/of risico’s. bpostgroup beseft ten volle de noodzaak om zijn verantwoordelijkheden op te nemen en heeft proactief maatregelen genomen. Op basis van juridische en economische analyses voorziet de onderneming een provisie van 75 mio euro.

bpostgroup heeft begin dit jaar vrijwillig drie compliance onderzoeken opgestart in navolging van de compliance review uitgevoerd in 2022 met betrekking tot (de aanbesteding voor) de concessie voor de distributie van kranten en tijdschriften in België. Het gaat specifiek over de verwerking van verkeersboetes, het beheer van de 679-rekeningen en de levering/schrapping van de nummerplaten.

Een grondig feitelijk en economisch onderzoek werd uitgevoerd, met behulp van externe experts en forensische onderzoeksmethodes. bpostgroup heeft ondertussen de resultaten van de compliance reviews overgemaakt aan de externe raadgevers van de betrokken overheidsdiensten, met het oog op een nauwe samenwerking en resolutie.

De compliance reviews brengen wanpraktijken aan het licht waarbij een beperkt aantal personen binnen en buiten de onderneming gehandeld hebben in strijd met de vigerende regelgeving, zonder adequate controle.

Audrey Hanard, Voorzitster Raad van Bestuur bpostgroup: “Om bpostgroup te laten evolueren op stabiele fundamenten, wilden we deze onderzoeken proactief en ten gronde voeren. Sommige bevindingen zijn onaanvaardbaar. Ik betreur ten zeerste sommige praktijken die wij hebben ontdekt en die tot het verleden moeten behoren. Het is bijzonder pijnlijk dat het gedrag van een beperkt aantal mensen het vertrouwen van onze klanten, medewerkers en aandeelhouders heeft geschaad."

Verkeersboetes (Cross Border Fines – CBF)

Achtergrond

Sinds 2006 beheert bpost de administratieve en financiële processen ter verwerking van de verkeersboetes (eerst enkel nationaal, sinds 2015 ook de internationale boetes), in opdracht van de FOD Justitie. Deze diensten omvatten het verzenden van de boetes, het handelen als Business Process Outsourcing (verschillende diensten, zoals een call center, een back-office, verwerking van retours,…) en het beheer en verdere ontwikkeling van het IT-platform. Deze dienstverlening heeft aanzienlijk bijgedragen aan de modernisering en professionalisering van het beheer van verkeersboetes.

Deze diensten werden initieel opgenomen in het 4^de Beheerscontract, vervolgens in de daaropvolgende Beheerscontracten; de compensatie werd later bepaald in een uitdiepingsovereenkomst en verschillende conventies.

Belangrijkste bevindingen

1. De door bpost ontvangen compensatie, kan mogelijks voor een deel worden gezien als onrechtmatige staatssteun. De diensten van de CBF werden omschreven in de opeenvolgende Beheerscontracten, maar hun compensatie werd vastgelegd in afzonderlijke overeenkomsten en valt daarom niet onder de gerelateerde beslissingen over staatssteuncompatibiliteit.
2. Uit het onderzoek is ook gebleken dat verschillende andere diensten werden opgenomen in het Beheerscontract en de uitdiepingsovereenkomst, die strikt genomen los staan van de diensten rond de inning van verkeersboetes. De meerderheid van deze diensten zijn gelinkt aan het onderhoud van het ICT-platform, evenals aan de werving van consultants.
3. bpost heeft een fout gemaakt bij het aanrekenen van de huurprijs van de kantoren voor de backoffice en heeft deze fout niet gecommuniceerd bij het ontdekken ervan.

Volgende stappen

Het rapport werd overgemaakt aan de externe raadgevers van de FOD Justitie. bpostgroup zal samen met hen deze bevindingen bespreken en verder actie ondernemen om de nodige remediëringsmaatregelen in gezamenlijk overleg te bepalen. bpost zal hierbij overgaan tot terugbetaling van het teveel ontvangen bedrag. Ook de compensatie voor de periode tot de nieuwe aanbesteding wordt toegewezen zal worden herzien. Binnen deze besprekingen zal het tevens noodzaak zijn om de aard en omvang van de dienstverlening in detail af te lijnen, teneinde te vermijden dat ongerelateerde opdrachten onder de werking van het boetesysteem worden verricht.

679-rekeningen

Achtergrond

Reeds sinds 1912 beheert bpost de bankrekeningen voor de overheid en meer dan 200 publieke instellingen (bijv. de BTW-betalingen).

Deze historische dienst werd door de FOD Financiën toevertrouwd aan bpost via contracten zonder aanbestedingsprocedure. Momenteel loopt er een aanbestedingsprocedure en werd het consortium bpost-Speos geselecteerd op 31 maart 2023 om hieraan deel te nemen als een van de drie kandidaten.

Belangrijkste bevindingen

1. De door bpost ontvangen compensatie zou gedeeltelijk kunnen beschouwd worden als onwettige staatssteun.
2. Sommige bpost-medewerkers hebben een presentatie opgesteld waarin de kosten niet correct werden voorgesteld, zonder de Juridische en Financiële teams daarin te betrekken. Deze presentatie had als doel de omvang van de compensatie te kunnen staven binnen het kader van onderhandelingen rond de verlenging voor de dienst met de FOD Financiën.

Volgende stappen

Het rapport werd overgemaakt aan de externe raadgevers van de FOD Financiën. bpostgroup zal samen met hen deze bevindingen bespreken en verder actie ondernemen om In gezamenlijk overleg de nodige remidiërende maatregelen te treffen. bpost zal hierbij overgaan tot terugbetaling van het teveel ontvangen bedrag. Ook de compensatie voor de periode tot de nieuwe aanbesteding wordt toegewezen zal worden herzien.

Nummerplaten (European Licence Plates – ELP)

Achtergrond

De ELP-diensten omvatten de productie en levering van de nummerplaten en het gerelateerde registratiecertificaat voor nieuwe en gebruikte wagens in België, het schrappen van de nummerplaten en de inning van de vergoeding voor de relevante diensten. ​

Het consortium bpost / Speos heeft de twee opeenvolgende aanbestedingen die werden uitgeschreven door DIV gewonnen, in 2010 en 2019.

Belangrijkste bevindingen

1. Er werden geen mededingingsrechtelijke beperkende praktijken vastgesteld binnen het kader van de twee aanbestedingen waarbij de concessie werd toebedeeld. De aanbesteding heeft geleid tot een competitieve prijszetting wat ook bevestigd wordt door een pricing benchmark. ​
2. bpost heeft een aantal keren de Service Level Agreements (“SLAs”) niet nageleefd en dient daarom in te staan voor de contractueel voorziene boetes.

Volgende stappen

Het rapport werd overgemaakt aan de externe raadgevers van de FOD Mobiliteit. bpostgroup zal samen met hen deze bevindingen bespreken en verder actie ondernemen om uitsluitsel te kunnen geven over het gerechtvaardigd karakter van de concessievoorwaarden (waaronder ook de vergoeding).

Financiële overwegingen

Naast het afronden van de interne compliance reviews voor de drie betrokken diensten, heeft bpostgroup eveneens een grondige juridische en economische evaluatie uitgevoerd met betrekking tot de compensatie die door de Belgische Staat werden betaald voor deze diensten. Deze evaluatie gebeurde in nauwe samenwerking met onafhankelijke economen en juridische experten. Dit heeft geen betrekking op de persconcessie.

Nu start de volgende fase, waarbij gestreefd wordt om tot een oplossing te komen met de betrokken administraties. De timing van deze volgende fase zal afhangen van het tempo van de interacties met de verschillende administraties. In afwachting van de volledige afhandeling van de relevante dossiers, leiden de huidige bevindingen tot de volgende financiële overwegingen:

• Als deel van het engagement van bpostgroup om eventuele overcompensatie terug te betalen, boekt de onderneming een provisie van € 75 miljoen^[1]. Op basis van een grondige juridische en economische evaluatie, is bpostgroup van mening dat dit bedrag overeenkomt met de overcompensatie over de voorbije jaren die aan de Belgische Staat moet worden terugbetaald, voor de drie contracten. Dit bedrag blijft onder voorbehoud van de standpunten die de Belgische Staat kan innemen. bpost zal een volgende update verstrekken zodra duidelijk zou worden dat de interacties met de verschillende administraties mogelijk resulteren in een materieel hoger bedrag.   
• Wat betreft de negatieve EBIT-impact in 2023 van de herziening van de prijzen van de diensten aan de drie administraties, werd op basis van de eigen analyse van bpostgroup de jaarlijkse voorziening gereduceerd tot € 10 miljoen. Dit vervangt de voorlopige aangepaste EBIT-schattingen voor de uitvoering van deze diensten in 2023, zoals aanvankelijk gecommuniceerd op 24 april 2023. Dit bedrag blijft onder voorbehoud van de standpunten die de Belgische Staat kan innemen. De finale impact hangt af van het eindresultaat van de interacties met de verschillende administraties.

bpostgroup verbindt zich ertoe updates te verstrekken met betrekking tot de afhandeling van deze zaken en de daarmee samenhangende financiële impact overeenkomstig de toepasselijke voorschriften.

Actieplan bpostgroup

In de loop van de compliance reviews, heeft bpostgroup een aantal interne maatregelen genomen om deze wanpraktijken recht te trekken en de governance te versterken.

In de loop van de 4 uitgevoerde compliance reviews, werden veertien bpost-medewerkers geïdentificeerd (op verschillende niveaus) die betrokken waren bij de onregelmatigheden die werden blootgelegd in deze drie compliance reviews. Sommigen onder hen werkten er actief aan mee, andere waren op de hoogte of waren niet in staat om de onregelmatigheden correct in te schatten of te vermijden. In samenwerking met externe experts, werd de betrokkenheid en kennis van deze personen nauwkeurig geanalyseerd. Op basis van deze analyse werden HR-beslissingen genomen. De samenwerking met 8 personen werd beëindigd. Er werd vastgesteld dat andere betrokkenen de onderneming reeds hadden verlaten voor het onderzoek.

bpostgroup zet inderdaad hoog in op het verhogen van de kennis over en toepassing van de regelgeving in de volledige onderneming, en het bouwen van een cultuur van compliance. De gedragscode werd in 10 talen verspreid naar alle 36.000 medewerkers van de groep. Er werden verplichte opleidingen rond compliance opgezet voor de verschillende management en sales teams binnen de business units en filialen. Elke bpostgroup-medewerker is verplicht een online-training te volgen over de regelgeving in al zijn aspecten. Er werd een meldingssysteem opgezet dat op eenvoudige en anonieme manier toegankelijk is voor iedereen en dat nauwgezet wordt opgevolgd. Ook daarover worden trainingen gegeven.

De compliance en juridische teams worden versterkt met 6 extra medewerkers, zodat de diensten pro-actiever kunnen betrokken worden in de besluitvormingen doorheen de organisatie. Zo wordt de cultuur van compliance ingebed in de onderneming.

Audrey Hanard, Voorzitster Raad van Bestuur bpostgroup: “Deze compliance audits waren zeker niet eenvoudig, maar duidelijk noodzakelijk. We moeten nu de tijd nemen om de bevindingen te bespreken met onze opdrachtgevers om de situatie zo snel mogelijk recht te trekken. We zullen de gevolgen dragen van deze wanpraktijken, maar het is ook tijd om de bladzijde om te slaan en vooruit te kijken. Ik geloof er rotsvast in dat we dit moeilijke hoofdstuk te boven zullen komen. bpostgroup staat voor veerkracht en ambitie. Samen met onze duizenden geëngageerde medewerkers werken we aan het herwinnen van het vertrouwen van al onze stakeholders en het veilig stellen van de toekomst van onze onderneming.”

​

¹ Zoals gebruikelijk is bij de terugbetaling van staatssteun, is de provisie al verminderd met de vennootschapsbelastingen die betaald werden op de hoofdsom van de onverenigbare staatsteun. Bijgevolg is dit bedrag niet fiscaal aftrekbaar op het moment van opname en als eenmalige overschrijding van de drempel van € 20 miljoen, zoals gedefinieerd in bpostgroup’s Alternative Performance Measures, zal deze voorziening worden uitgesloten van de aangepaste financiële resultaten.

Persbericht
​​Brussel, 22/09/2023- 06.00 pm
​Voorwetenschap – Gereglementeerde informatie
​bpostgroup.com