Algemene Vergaderingen van Aandeelhouders van bpost 2020: Update van de aanwezigheid- en steminstructies

Woensdag 22 april 2020

Op 9 april 2020 heeft de Belgische federale regering een koninklijk besluit [1] aangenomen dat een aantal uitzonderlijke maatregelen bevat om de organisatie en werking van de algemene vergaderingen van aandeelhouders te verzekeren en de verspreiding van COVID-19 te beperken.

bpost NV wenst de regelgeving uitgevaardigd door de Belgische federale regering strikt na te leven en zal alle noodzakelijke maatregelen nemen om elk gezondheids- en veiligheidsrisico voor haar aandeelhouders, dienstverleners en medewerkers te vermijden naar aanleiding van de Gewone en Buitengewone Vergaderingen van aandeelhouders (gezamenlijk, de “Vergaderingen”) die zullen plaatsvinden op woensdag 13 mei 2020 om 10u (Belgische tijd).

Bijgevolg heeft de Raad van Bestuur van bpost NV beslist om artikel 6 van het koninklijk besluit te implementeren als volgt:

1. De fysieke aanwezigheid van aandeelhouders, volmachthouders of andere personen die het recht hebben om de Vergaderingen bij te wonen, wordt niet toegelaten: de Vergaderingen zullen bijgevolg gehouden worden achter gesloten deuren op de zetel van de Vennootschap (MuntCentrum, 1000 Brussel, België).

2. Stemmen kunnen enkel worden uitgebracht per brief, of per volmacht verleend aan de enige volmachthouder aangeduid door de Raad van Bestuur (i.e. de heer François Cornelis, Voorzitter van de Raad van Bestuur). De aangepaste formulieren om per brief of per volmacht te stemmen zijn beschikbaar op de website van bpost Groep: https://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2020.

Gelieve te noteren dat:

enkel de enige volmachthouder aangeduid door de Raad van Bestuur kan worden aangesteld als volmachthouder;
de formulieren om per brief of per volmacht te stemmen moeten specifieke steminstructies bevatten;
de stemmen en onthoudingen uitgebracht in volmachten die bpost NV reeds ontving, maar waarbij de volmachthouder niet de voormelde enige volmachthouder is, zullen evenwel in aanmerking worden genomen, zonder dat deze volmachthouder de Vergaderingen mag bijwonen. De betrokken aandeelhouders kunnen bpost NV echter altijd op de hoogte brengen van de intrekking van hun volmachten indien zij deze om welke reden dan ook niet wensen toe te kennen aan de enige volmachtdrager die door de Raad van Bestuur is aangeduid;
de formulieren om per brief of per volmacht te stemmen dienen behoorlijk te worden ingevuld, gedateerd en ondertekend, en dienen Euroclear Belgium uiterlijk tegen 9 mei 2020 om 16 uur (Belgische tijd) te bereiken per e-mail (ebe.issuer@euroclear.com).

3. Aandeelhouders kunnen enkel hun vragen schriftelijk en voorafgaand aan de Vergaderingen stellen: deze vragen dienen de Vennootschap uiterlijk tegen 9 mei 2020 om 16 uur (Belgische tijd) te bereiken per e-mail (GeneralMeeting@bpost.be). Vragen die op een geldige manier aan de Vennootschap werden gericht, zullenmondeling tijdens de Vergaderingen worden beantwoord. Een video-opname van de Vergaderingen zal kort na afloop ervan beschikbaar zijn op de website van bpost Groep.

4. Alle andere aanwezigheidsformaliteiten vermeld in de aangepaste oproeping beschikbaar op de website van bpost Groep, dienen te worden nageleefd: de aandeelhouders zullen enkel kunnen stemmen voor het aantal aandelen dat ze bezitten op de Registratiedatum, i.e. 29 april 2020 om 24 uur (middernacht – Belgisch tijd), ongeacht het aantal aandelen dat zij op de datum van de Vergaderingen bezitten. In het geval van gedematerialiseerde aandelen moeten aandeelhouders hun financiële instelling de opdracht geven om rechtstreeks een attest neer te leggen waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen zij op de Registratiedatum bezitten en waarvoor zij hebben aangegeven hun stemrecht te willen uitoefenen op de Vergaderingen, en dit uiterlijk tegen 9 mei 2020 om 16 uur (Belgische tijd) per e-mail bij Euroclear Belgium (ebe.issuer@euroclear.com).

bpost NV wenst haar aandeelhouders te bedanken voor hun steun en begrip in deze uitzonderlijke tijden.

Voor vragen over deze Vergaderingen kan u zich richten tot GeneralMeeting@bpost.be.

Voor meer informatie:
Press
Website: https://press.bpost.be
Barbara Van Speybroeck
T. +32 2 276 32 18

Investor relations
Website: http://corporate.bpost.be/investors
Saskia Dheedene / Stéphanie Voisin
T. +32 2 276 76 43

[1] Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps-en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de COVID-19 pandemie.

Over bpost